Muchos de nuestros clientes patronos, especialmente los que vienen del sector social, nos confiesan el mal trago que pasan cuando en su Junta Directiva o en el Patronato se lleva a cabo la presentación de la propuesta de Presupuesto para el año siguiente, o cuando se hace una reunión de seguimiento de la ejecución del mismo.
Se sienten desorientados y sin los criterios y conocimientos suficientes como para poder opinar.
¿Te has sentido alguna vez así?
Cuándo se habla de presupuesto, ¿te entran palpitaciones?
Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber para entender mejor los presupuestos, y poder intervenir y aportar en esas reuniones.
Toda entidad sin ánimo de lucro debe contar con un presupuesto que recoja en términos generales los gastos, ingresos e inversiones que, previsiblemente, se van a llevar a cabo a lo largo del año.
El presupuesto debe reflejar, traducido a euros, todas las actividades y acciones que la entidad va a llevar a cabo en el periodo siguiente, es decir que debe corresponder con el plan operativo anual de la entidad.
Es el personal contratado el que habitualmente prepara el presupuesto, con la información recogida en el plan anual y con las informaciones facilitadas por los diferentes departamentos o áreas de la entidad.
Después de su revisión por el director, o el Comité de Dirección, el presupuesto es presentado a los órganos de gobierno, los cuales tienen entre sus funciones el revisar y aprobar el presupuesto para el año siguiente.
Cuáles son los elementos básicos de un presupuesto
- Cuenta de perdidas y ganancias, donde se recogen los ingresos y gastos previstos para el año contable siguiente.
- Un balance, que refleja los activos – por ejemplo bienes de la entidad- y los pasivos – por ejemplo deudas comprometidas- de tu organización al final del año.
- Una previsión de tesorería, que recoge los niveles de liquidez necesarios para asegurar la capacidad de la organización a hacer frente a los pagos previstos.
Estas son las preguntas que te tienes que hacer, cuando revisas el presupuesto y que, en casos de duda o de necesidad de más información, han de debatirse en el Órgano de Gobierno:
¿El Presupuesto está orientado a cumplir la Misión?
¿Existe una relación clara entre las partidas presupuestarias recogidas en el presupuesto, y los objetivos que se plantea tu organización?
Con lo que está previsto gastar, ¿estamos respondiendo de manera adecuada a la misión que nos planteamos? De lo que se trata en este caso es promover que las principales partidas y asignaciones presupuestarias estén orientadas a actividades o servicios para los destinatarios que nos acerquen al cumplimiento de nuestra misión.
¿Hay un excedente o beneficio previsto al final del ejercicio?
Obviamente una entidad sin ánimo de lucro no persigue ganancias económicas ni pretende generar el máximo beneficio posible, como pueden hacerlo las empresas.
Con todo, el contar con un superávit financiero, es decir que los ingresos sean superiores a los gastos, es una buena práctica presupuestaria.
- Porque asegura que efectivamente la organización podrá ejecutar lo previsto en épocas de bonanza. Y también en épocas de vacas flacas, porque podrá utilizar parte de los superávits generados previamente.
- Porque en línea con una práctica cada vez más implantada en los países anglosajones, los superávits acumulados permiten contar con un patrimonio que, bien gestionado en inversiones sin riesgos excesivos, pueden generar a su vez nuevos ingresos. Eso, a medio y largo plazo promueve una mayor independencia económica de la organización.
El ejemplo extremo de esta práctica serían algunas de fundaciones filantrópicas españolas que, con los rendimientos que aportan su patrimonio fundacional inicial, consiguen financiar programas de ayudas de ONG.
Obviamente, no se trata aquí de transformar nuestra organización en una fundación donante.
Pero sí de tomar conciencia de que el hecho de contar con reservas puede ser algo muy positivo si está en línea con los planteamientos estratégicos de la institución y si eso permitirá cumplir todavía mejor con la misión.
Así mismo, es absolutamente lícito que una organización plantee un presupuesto deficitario de vez en cuando, siempre y cuando cuenta con suficientes reservas a ese efecto.
¿De dónde provienen los ingresos?
Es muy importante que una entidad sin ánimo de lucro cuente con fuentes diversificadas de ingresos, y hay que promover que ninguna fuente suponga más del 20 o el 25% del total de los ingresos .
Si no es el caso, la dependencia de esos ingresos para garantizar la supervivencia de la propia organización es demasiado grande: no tiene libertad para renunciar a esa financiación si se implantan nuevas políticas con las que la organización no está de acuerdo.
En España, por ejemplo, la gran mayoría de las ONG dependen en un 70 u 80% de las administraciones públicas, pero como Patrono o miembro de la Junta Directiva es importante asegurarse que esas administraciones son cada vez más numerosas y distintas.
Y si no pueden serlo en este presupuesto, el que estás revisando, hay que comprobar que están previstas acciones -con su correspondiente reflejo presupuestario- que sí contemplan y promueven una diversificación a futuro.
Más allá de la financiación por subvenciones o contratos públicos, es importante comprobar que la entidad explora y contempla otras fuentes de financiación: Una base diversificada de ingresos debería incluir varias de las siguientes fuentes:
- Socios y donantes.
- Venta de productos o servicios.
- Cuotas de usuarios.
- Donaciones de fundaciones privadas.
- Programas RSC de empresas.
- Rendimientos financieros.
- Alquileres de bienes.
- Grandes donantes.
- …
La previsión de Tesorería, ¿te dejará dormir, o vas a tener pesadillas?
Comprueba que hay una previsión de tesorería mensual en la que se recogen las entradas y salidas de “caja”.
Eso garantizará que hay suficiente dinero en las cuentas para cubrir los pagos que hará la organización.
¿Cuáles son los ratios o indicadores claves de referencia?
Comprueba o calcula qué porcentaje del gasto total se destina a las partidas de Sueldos y Salarios, Comunicación y Captación de Fondos, Gastos de Administración.
Cada vez más donantes piden esa información porque quieren asegurarse que su dinero se destina realmente a los usuarios o beneficiarios finales.
Con todo, recuerda que los gastos de estructura, los sueldos y los costes de captación de recursos son necesarios para el correcto funcionamiento de la organización: sin estos, ninguna entidad sale adelante y unos costes de estructura demasiado bajos provocan a corto y medio plazo que la eficiencia y el impacto de la institución se reduzca sensiblemente.
¿Qué desviación presupuestaria implica una revisión del Presupuesto?
El presupuesto no deja de ser una previsión o una proyección de lo que podría ocurrir a lo largo del siguiente año contable.
Lo normal es que haya desviaciones con respecto a lo previsto cuando se avanza en el año. Si esa desviación es del 2 o del 3%, no es demasiado relevante, es posible que algunos gastos o ingresos se hayan adelantado o retrasado, y probablemente se pueda dejar en manos de los responsables técnicos la gestión.
Pero si la desviación es superior al 10 o al 15% es claro que los órganos de Gobierno deben de ser informados rápidamente por el director de la organización y deben adoptar medidas de ajuste: la previsión presupuestaria inicial podría estar muy comprometida.
Fijar con antelación desde el propio Patronato o Junta Directiva a partir de qué porcentaje de desviación se requiere su intervención, y comunicarlo al máximo responsable ejecutivo y al Comité de Dirección, facilita los pasos a dar en caso de que llegue a ser necesario.
¿Cómo lo hacen los demás?
Sin duda el disponer con la información de cómo lo hacen otras organizaciones y poder comparar algunos ratios te permitirá contar con más elementos objetivos de valoración.
Ratios tan sencillos como ingresos por contratados, gastos de estructura por empleado o costes de adquisición de un nuevo socio o donante, y su comparación con esos mismos ratios de otras entidades del mismo sector, te darán dar indicaciones de si tu organización va por el buen camino o necesita una revisión urgente.
Esa información básica debe ser facilitada por el equipo técnico y se consigue por acuerdos en organizaciones o a través de una entidad de 2º nivel –Coordinadora, Federación…-.
A lo largo del año, ¿los órganos de Gobierno reciben información financiera y presupuestaria actualizada?
Más allá de la reunión de presupuesto, al menos otra vez al año es imprescindible que el Patronato y la Junta Directiva reciba información sobre cómo están evolucionando los gastos y los ingresos, y que esa evolución se compare con lo inicialmente planteado en el presupuesto.
En cualquier caso, lo razonable es que en cada reunión de Patronato y de Junta Directiva se cuente con una hoja o dos que resumen e informan de los avances, cambios y desviaciones del presupuesto.
¿Te ayudamos, con herramientas y metodología, a conseguir el Zen de las reuniones de Presupuesto en tu Junta Directiva o Patronato?
¡Dinos lo que necesitas!
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