¿Cómo hacer una comunicación interna que motive a tu Junta Directiva/Patronato y promueva una buena gobernanza de tu fundación o asociación?
- «¡No hay manera que las personas de la Junta Directiva vengan a la reunión con los deberes hechos!»
- «¡Tengo que repetir las cosas veinte veces para que se acaben entendiendo!»
- «¡Los miembros de la Junta vienen con una actitud pasiva, para cumplir el expediente!»
Quizás has pensado alguna de estas frases en algún momento, o incluso puede que las hayas dicho, a personas de confianza, mientras sientes impotencia ante la situación.
¡Pasa a la acción! Te proponemos siete medidas para motivar más efectivamente a tu Junta Directiva o Patronato
1. Crea titulares con garra
En muchos casos, el orden del día que se envía a una Junta es simplemente disuasorio. Conceptos como “Informe de situación”, “Aprobación del plan de acción”, o los temidos (por parte de muchos miembros de Juntas y Patronatos) “Informes económicos”, no resultan atractivos porque evocan trámite, rutina, titular descarnado, sin contenido.
Lo que emociona a los miembros de la Junta (y también a ti) son las preguntas que despiertan la curiosidad porque apuntan ideas concretas. Por ejemplo:
- “¿Porqué hemos crecido un 40% en número de socios?”
- “¿Cuánto tiempo tardaríamos en conseguir financiación para…?
- “¿Tenemos los mejores aliados para crecer en impacto social?
Por estatutos (¡Qué frase tan poco motivadora!) deberás aprobar memoria, cuenta de explotación, balance, plan de acción y presupuesto, pero no es lo mismo anunciarlo así, que acompañado de unas cuantas preguntas que interpelan a cada uno de los miembros.
2. No hables sólo tú
Esta es una gran norma, válida en muchos contextos si lo que pretendes es la participación, tanto si se trata de hablar con tu hija como si se trata de provocar más participación en un patronato.
Por tanto, promueve que sean otros miembros los que presenten determinados temas. Quizás no lo hagan tan bien como lo harías tu, pero ya se podrán incorporar matices luego, y a lo mejor, te sorprendes de la capacidad de motivación que despliegan.
Las reuniones puramente expositivas, donde se va a informar a los miembros del Patronato o Junta Directiva, sin dejar tiempo ni asunto sobre el cuál debatir, pasan factura.
Si esa ha sido la trayectoria dominante en vuestra organización, la buena noticia es que se puede cambiar. Lleva menos temas, plantea debates claros y deja tiempo para que todos puedan hablar.
3. No te justifiques
¿Te has encontrado en situaciones en las que el que lleva la reunión parece que tenga que justificarse de todo? ¿Qué ante cualquier pregunta o propuesta tiende a dar más razones de las necesarias?
Es normal que un patronato o junta directiva pidan resultados y rendimiento de cuentas, pues es una de sus funciones naturales, pero una cosa es rendir cuentas y la otra andar justificándose ante cualquier pregunta.
Eso lleva a dos resultados: en primer lugar, cierta desconfianza sobre la transparencia, y en segundo lugar, cierto abandono del debate, porque cansa mucho entrar a fondo en los temas cuando el interlocutor se bloquea continuamente.
Para que la junta tenga ganas de intervenir, debe sentir que el debate es abierto, franco y sincero.
4. Busca cómplices
Seguro que en tu junta o patronato hay personas con más predisposición a participar. Busca su apoyo para que tomen la iniciativa, o para que hablen con otras personas y contagien sus ganas. No es lo mismo que lo hagan ellos, a que lo hagas tu como presidente o responsable de la reunión.
Esas personas son de gran valor para crear un ambiente agradable y a la vez “productivo” en las reuniones.
También hacen una función muy valiosa fuera de las reuniones:
- Piden la opinión de otros compañeros.
- Facilitan que más miembros se interesen más por los temas a tratar.
- Detectan preocupaciones o discrepancias que no han aflorado en las reuniones.
5. La comunicación con la Junta va más allá de las reuniones
Si las reuniones con la junta son dos o tres veces al año, lo más probable es que sucedan dos cosas: que hay demasiados temas informativos en la agenda, y que el contacto es débil. A no ser que parte de la junta o patronato tomen parte en otras actividades de la organización.
La motivación de los miembros de la junta se incrementa si tienen otras oportunidades de participar, si reciben información con regularidad, si se les consulta sobre cuestiones en las que pueden aportar valor, y especialmente, si sienten que se cuenta con su experiencia, sus conocimientos, sus relaciones, o su opinión.
6. Ponte en su lugar
Las preguntas que debes hacerte es: ¿estoy valorando su criterio?, ¿qué es lo que ha aportado históricamente a la organización?, ¿realmente aprovecho sus capacidades?, ¿he parado a pensar sus motivos para estar en la junta?.
¿Cómo vamos a motivar a los miembros de la junta si no entendemos a cada una de las personas en particular? Intenta ponerte en su lugar y seguro que verás más claro como motivar.
7. Celebra los logros y reconoce las aportaciones
Los éxitos, los logros de la organización, por pequeños que parezcan, son pasos adelante. Hay que celebrarlos y hay que reconocer las aportaciones que los miembros de la junta o el patronato hayan hecho y su efecto sobre el progreso de la organización.
Puede tratarse de haber logrado una donación, una entrevista en un diario, un premio por la actividad, o la puesta en marcha de un nuevo proyecto.
Quizás para las personas que están más vinculadas al día a día de la entidad, hay logros que parecen obvios, «normales», pero para los miembros del órgano de gobierno no lo son tanto.
Por tanto, envía un correo, o haz una llamada para comunicar la noticia. Es la forma de alimentar el vínculo y mantenerlo bien vivo.
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