Es probable que te haya sucedido algo parecido: reuniones de Junta Directiva o de Patronato interminables, donde no parece que haya ni un objetivo claro ni un orden del día, donde el encuentro se convierte en un monólogo aburrido y ya sabido de uno de los miembros de la junta, o en un acalorado debate en el que se olvidan rápidamente el asunto a debatir para ajustar cuentas o viejos desacuerdos. Estás lejos de contar con reuniones sobresalientes….
Y por supuesto, nada de papeles por delante, o si los tienes es que te han dado un tocho enorme justo al entrar en la reunión, con la clásica excusa de “perdón, no nos ha dado tiempo antes…”
Y durante la reunión no puedes dejar de pesar que tal vez las cosas podrían ir de otra forma, más organizadas, y que tu tiempo y el de los otros patronos/miembros de la Junta se desperdicia, y que tus capacidades y las de los otros patronos se podrían aprovechar mucho más.
Reuniones monólogos, interminables, centradas en lo accesorio, con ajustes de cuentas…
¿Te suena?
¿Te has visto en situaciones parecidas?
Pues esta situación puede tener los días contados si pones en marcha algunas de las recomendaciones que implantamos en Gobernanza Efectiva cuando acompañamos Órganos de Gobierno. Toma buena nota, y si sigues nuestras recomendaciones, veras como la eficiencia de las reuniones de órganos de gobierno de tu entidad mejoran drásticamente:
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. Envía antes una Agenda consensuada de la próxima reunión
Dos o tres semanas antes de la reunión del Patronato o de la Junta hay que hacer llegar por correo electrónico a todos sus miembros una agenda orientativa. No se trata de que los patronos pongan la agenda de patas arriba, pero que puedan introducir adendas y propuestas que van a permitir que vivan y sientan la organización como propia.
No es sólo lo que decide el Director General, el Comité Directivo o el Presidente, todos los patronos tenemos algo que decir y podemos aportar a la agenda de la reunión.
Y el hecho de presentar y preguntar hace que todos los participantes vayan poco a poco incorporando y tomando conciencia de lo que es más relevante en una reunión, y de lo que es menos.
Una semana o 10 días antes de la reunión se envía por correo electrónico la agenda definitiva de la reunión con todos los documentos necesarios para su adecuada preparación -planes, cuadros de mando, estudios, informes….
. Prepara el Orden del Día de la Reunión
Pon al inicio lo que es más importante: lo estratégico, lo que marcará el devenir de tu entidad en los próximos años.
Cuanto más arriba del orden del día, más estratégico y más relevante, cuanto más abajo, más táctico y menos relevante (¡para un órgano de gobierno!)
Y no olvides de incluir un punto de “Varios” y otro punto para fijar la “Próxima reunión”.
. Elabora Informes de Seguimiento
Toda reunión de órgano de Gobierno ha de incluir un tiempo de contraste de los planes de la entidad: cómo estamos ejecutando nuestro Plan Estratégico, cómo va el desarrollo del plan operativo anual, en qué punto de ejecución del presupuesto se encuentra la entidad.
Eso es lo que se recoge en los Informes de Seguimiento, unos documentos que que prepara habitualmente el Director General o el Comité de Dirección, y que tiene que destacar los puntos positivos y los puntos de atención para cada uno de los planes y de los presupuestos.
Para los puntos de atención es necesario incluir además algunas recomendaciones de la Dirección al Patronato, para que éste pueda tomar las decisiones oportunas, si es necesario.
Lo más adecuado, es que estos informes utilicen y cuantifiquen los avances de los indicadores que se usan en la planificación y en el presupuesto.
La información de cada plan tiene que caber en una página, y permitir a los patronos disponer de una visión de conjunto de la marcha de la organización.
. Reduce al mínimo el parloteo
Los miembros de la Junta han leído el orden del día y los diferentes documentos que se les ha remitido.
Para cada uno de los temas del orden del día hay que ir al grano, recoger las aportaciones y opiniones de todos los patronos, evitar explícitamente las repeticiones de algo ya dicho por otro miembro, y solicitar aportaciones nuevas a los debates.
Así consigues que la reunión se aligere de comentarios redundantes y de charlas poco productivas para centrarse en lo que realmente importa: la estrategia y los planes de tu entidad, y su evolución.
. El formato estrella: el Resumen Ejecutivo
En ocasiones no queda más remedio que entregar un documento en la propia reunión. En ese caso, de nuevo, es necesario que pueda presentarse en un formato de una página, y si es posible, que sea lo más visual posible.
Así garantizamos la buena comprensión de lo que entregamos y que las aportaciones de los patronos pueden ser valiosas.
Todo documento de más de una página entregado en una reunión no podrá ser leído, y menos comprendido.
. Mejora el conocimiento del Patronato o de la Junta
No puede faltar, en cada una de las reuniones de tu órgano de Gobierno, un tiempo de desarrollo y de formación.
Y no nos referimos a sesudos cursos sobre temas sociales o de cooperación, aunque probablemente vengan bien de vez en cuando, sino más bien a la oportunidad de que los patronos descubran facetas menos conocidas de tu entidad a través del testimonio de una persona de la organización.
Puede ser un usuario, un beneficiario, un contratado, un voluntario que durante 30 minutos -20 minutos de exposición y 10 minutos de preguntas- comparte con los miembros de la Junta o Patronato su experiencia de trabajo en la organización.
Al hilo de las sucesivas reuniones, los Patronos tendrán así una visión mucho más completa y cercana de la entidad, y podrán por lo tanto hacer más y mejores aportaciones desde un mayor entendimiento.
. Evalúa
Antes de cerrar la reunión, incorpora una buena práctica que a la larga puede hacer la diferencia: pídele a cada participante que haga una breve evaluación del encuentro:
- Lo que ha ido bien.
- Lo que no ha ido tan bien
- Propuestas y peticiones.
Las evaluaciones se hacen de manera anónima, por escrito, y son una fuente inagotable de pistas de mejora para las siguientes reuniones.
También fomentan y permiten la participación de aquellos que, en las reuniones, intervienen menos de viva voz.
. Da las gracias unos días más tarde, y envía el acta de la reunión
Por último, pero no menos importante: al cabo de unos pocos días, envía un correo a todos los participantes de la reunión. Personalízalo y da las gracias a cada uno de los asistentes por su tiempo y su dedicación.
Si ha habido una anécdota graciosa durante la reunión, rememórala: recordar los buenos momentos nos ayuda a asociar la reunión con algo positivo/divertido/interesante.
Y por supuesto adjunta el acta de la reunión con todo lo hablado en ella, destacando las decisiones que se han tomado, quién asume qué, y la fecha de la siguiente reunión.
En Gobernanza Efectiva hemos puesto en práctica estas pistas en varias asociaciones y fundaciones.
El impacto a corto y medio plazo es destacado: patronos mucho más implicados, tiempos de reuniones más productivos, un equipo más centrado en lo estratégico y lo que de verdad importa, más y mejor conocimiento de la entidad…
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