El acta de una reunión es bastante más que el registro de la actividad de un Patronato o Junta Directiva
Es un documento que recoge lo hablado y lo dispuesto en los encuentros, y es una buena herramienta para poder transmitir las decisiones y medidas que se han adoptado.
Cada entidad va creando sus propios estilos de actas, algunos son más formales y otros menos, pero lo que hay que pensar bien son los diferentes apartados que siempre deberían de estar presentes, así como lo que hay que hacer con ellas:
Hacia el Buen Gobierno: los elementos básicos de un acta
Después de haber visto cientos y cientos de actas de muy diferentes asociaciones y fundaciones, estos son los elementos que te recomendamos que nunca falten en un acta:
- El nombre y/o el logo de tu entidad.
- La fecha y la hora de la reunión. Si la reunión se lleva a cabo fuera de la sede de la entidad, también se puede mencionar el lugar.
- Los miembros del órgano de gobierno que asistieron, los que se excusaron y los que están ausentes. Si se va a votar formalmente, es necesario reseñar si se da quórum mínimo de miembros establecido por los estatutos.
- La agenda/ orden del día previamente acordado.
- Punto por punto, un breve resumen de lo hablado y, si corresponde, las mociones que se presentan -y quién las hace- y el resultado de cada una de las votaciones con un recuento de los votos a favor, en contra, nulos y abstenciones.
- Los planes, informes y documentos presentados han de mencionarse en los puntos correspondientes y adjuntarse en anexo.
- La hora de finalización de la reunión.
- Las firmas de los representantes legales, habitualmente el secretario y/o el presidente del órgano de gobierno.
¿Mucho o poco detalle?
Obviamente un acta no es una transcripción literal de todo lo hablado en la reunión, pero sí tiene que recoger los debates más relevantes que se producen, con las diferentes posturas expresadas, si procede.
También tienen que tomar nota de todas las decisiones que se han tomado.
Por el contrario, no es necesario registrar la postura de cada uno de los participantes, salvo que alguien lo solicite expresamente.
Tampoco es necesario citar las intervenciones de cada uno al pie de la letra: es importante que todos los miembros del patronato o de la junta sientan que pueden aportar, opinar, discutir y disentir sin preocuparse por que sean anotadas exactamente todas sus palabras.
Una buena forma de comprobar si lo recogido es suficiente es ponerse en la piel de alguien que no haya asistido a la reunión. Con lo recogido en el acta, esta persona debería ser capaz de entender qué decisiones se tomaron y las razones que las motivaron.
¿Tiene sentido grabar las reuniones?
En algunas ocasiones a la persona que ejerce de secretario durante la reunión se le acumula el trabajo, y una grabación puede ayudarle a recoger bien todo lo expresado, sobre todo si la reunión es larga y los participantes muy numerosos.
Con todo, la grabación es solo eso, un medio para poder escribir el acta pero no sustituye a esta última. Y si hay grabación, hay que comunicarlo al inicio de la reunión a todos los participantes.
El órgano de gobierno tiene que tener un procedimiento concreto para el tratamiento de esas grabaciones después de que se haya hecho el acta, para proteger a los participantes y asegurar su privacidad.
Lo habitual es borrar las grabaciones después de su uso para hacer el acta.
No recomendamos el uso de grabaciones, salvo en casos muy excepcionales: el hecho de grabar suele cohibir algunos de los participantes y los debates se empobrecen.
¿Hay alguna consideración legal?
Un acta es un registro legal de una reunión. Podría ser utilizado en una reclamación o en un juicio si hay consecuencias legales que se derivan de una decisión tomada por el órgano de gobierno.
En consecuencia, también por esa dimensión legal, es importante que el acta sea un reflejo fiel de lo que se debatió y se decidió en la reunión.
Se deben por lo tanto incluir en el acta todas las preguntas o cuestiones relacionadas con un aspecto jurídico o legal concreto, con todo el detalle necesario.
Por ejemplo, si surgen conflictos de intereses de algunos miembros con respecto a un asunto del orden del día, es necesario recogerlo en el acta. También hay que anotar la decisión que tomó el órgano de gobierno al respecto.
Puede suceder que algún miembro del patronato o de la junta no esté de acuerdo con una decisión o esté preocupado por una posible responsabilidad legal. En este caso es también importante recoger en el acta su desacuerdo con la toma de decisión.
Tras la reunión
Una vez concluida su redacción, es importante que todos los miembros reciban el acta,para poder recuperar las decisiones que allí se tomaron, y comprobar si hubiera cualquier tipo de error o alguna información relevante que falte.
Si hay que hacer correcciones menores al acta, su aprobación puede incluirse en uno de los primeros puntos de la reunión siguiente.
Si los cambios propuestos son de una cierta entidad, entonces será necesario tomar un tiempo adecuado en la reunión siguiente para volver a abordar ese punto y cualquier cambio deberá ser aprobado por el órgano de gobierno.
Por último, ten siempre presente que las actas son un material de referencia y de consulta para la entidad, reflejan la historia y evolución de la propia organización y pueden servir como referente legal si fuera necesario.
Tiene que haber, en la entidad, un archivo formal en el que se acumulan todas las actas de las reuniones que se celebran.
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