7 pasos para retener a los miembros de tu Junta o Patronato

Seguro que se te ocurren muchas razones para intentar que los miembros de tu Patronato o Junta Directiva se queden el máximo de tiempo posible.

A continuación recojo algunas de las que, en mi experiencia de acompañamiento de Patronatos y Juntas, son las más importantes.

En esencia, retener es muy importante para:

* Disponer de más personas de confianza, ¡y durante más tiempo!, que puedan ayudar tu organización a tomar las mejores decisiones.

* Contar con más embajadores de vuestra marca, para transmitir lo bien que lo estáis haciendo en más círculos y construir conexiones y relaciones.

* Recaudar más fondos.

* No dedicarle tanto tiempo a la caza de posibles candidatos a nuevos miembros de los órganos de gobierno, porque periódicamente os abandonan antes de tiempo algunos de los actuales.

* Reducir tu estrés al mínimo, gracias al apoyo con el que contarás. ¡Muy importante!

* Conseguir un mayor y mejor cumplimiento de vuestra misión, gracias en parte al impacto que conseguís con un Patronato/Junta comprometido.

* Crear una dinámica de Gobernanza Efectiva en el seno de tu Fundación o Asociación.

¿Qué tienes que hacer para que los miembros nuevos del Patronato o de la Junta, ¡y los no tan nuevos!, se comprometan a largo plazo y de forma efectiva con tu organización?

 

Aquí van los 7 pasos que ponemos en marcha con nuestros clientes:

 

     1. Asegúrate que todos tienen claro lo que se espera de ellos

Transmíteles, también con un documento escrito, las tareas concretas en las que se espera que se impliquen a lo largo de su mandato.

Si son miembros nuevos, prepárales un pack de bienvenida que incluya un kit de comunicación, presupuestos y cuentas, y una agenda escalonada de reuniones con algunas personas significadas de tu organización.

 

     2. Involúcrales cuanto antes en un proyecto, encargo o comité

Y asegúrate de que el tema objeto de trabajo esté en el ámbito de sus experiencias y habilidades.

Así, pueden aportar con competencias que les son familiares, comprobar que su aportación es útil para la organización.

También se relacionan e interactúan con otros miembros del órgano de gobierno en un ámbito más reducido, y pueden construir relaciones más cercanas con algunos de ellos.

 

     3. Al inicio de su incorporación, ofréceles un mentor

Escoge un miembro veterano de los órganos de gobierno que pueda acompañarles en los 6 o 12 primeros meses.

Pueden servir de referencia, facilitarles los primeros pasos, hacer una transmisión algo más informal de la historia y evolución de la organización….

Para los más veteranos, también es una oportunidad de desarrollar su liderazgo, la escucha, la empatía…

¡Haz lo sencillo!:

• Promueve una reunión previa entre los dos antes de la incorporación oficial.
• Pídele al veterano que se siente cerca del miembro nuevo en las primeras reuniones de la Junta o del Patronato.
• Que lo llame si falta a alguna reunión.
• Que le explique más detalladamente alguna particularidad de la organización.
• …

Y claro, ¡elige bien al patrono veterano!: que sea una persona con don de gente y disponibilidad de tiempo 😉

 

     4. Prepara órdenes del día de las reuniones de Patronato o Junta, ¡y úsalas!

Parece una perogrullada, pero muchos de nuestros clientes, cuando empezamos a trabajar con ellos, no cuentan con un orden del día bien estructurado.

A la primera de cambio, en el fragor de la reunión, lo pierden de vista dejando que las reuniones transcurran al son de las prioridades u ocurrencias de los más habladores.

Y, ¡garantizado!, una de las formas más eficaces de perder a miembros de tu Junta o de tu Patronato, es hacerles perder su tiempo en reuniones interminables y poco productivas.

Prepara el orden del día, síguelo en las reuniones y promueve la participación de todos, especialmente de los que tienen experiencia en los temas que se abordan.

 

     5. Cara a cara con el Presidente

En los primeros 6 meses del inicio de su mandato, cada uno de los miembros de tu Patronato o Junta debería de tener la oportunidad de tener un encuentro cara a cara con el presidente.

En esa reunión, ¡nada de agenda!: se trata de conocerse, de compartir experiencias vitales profesionales y personales, de poner en común objetivos y esperanzas sobre la organización y, ¿por qué no?, también de soñar juntos.

Es importante que todos y cada uno de los miembros de la Junta y del Patronato sientan que pueden tener acceso al Presidente. Y comprueben que el liderazgo no tiene que estar reñido con la cercanía, especialmente en una entidad sin ánimo de lucro.

Al tiempo, es una oportunidad para que el Presidente conecte, de una manera más informal y fuera de reuniones, con los diferentes miembros del órgano, para tomar el pulso en primera persona a un parte muy relevante de la organización.

 

     6. A mitad de año, pregunta

Tómate el tiempo, cuando haya transcurrido seis meses del año, para sentarte por turnos con grupos reducidos del Patronato o de la Junta. Puede ser para una comida o para tomarse una caña al final del día.

En un entorno más bien informal, aprovecha para mantener una conversación relajada y haz, entre otras, las siguientes preguntas:

• ¿Cómo va su experiencia de patrono o de miembro de la Junta?
• ¿Ha habido sorpresas?
• ¿Qué más se puede hacer desde la organización para ayudarles en su función?

Recoge bien sus respuestas y comentarios para hacer un proceso de mejora continua en el seno de tus órganos de gobierno.

Conseguirás que tus Patronos o miembros de la Junta sientan que su opinión importa, también para mejorar internamente. Y así su vinculación a tu fundación o tu asociación será todavía mayor.

 

      7. Al concluir el año, evalúa

La evaluación puedes ser desde una sencilla encuesta on-line utilizando la herramienta de Google adhoc, hasta dedicar parte de una reunión para hacer una dinámica participativa o un taller Design Thinking con un facilitador que permita la puesta en común y la valoración conjunta.

• Las encuestas en línea son fáciles de hacer, son gratuitas, garantizan el anonimato, incluyen una herramienta que acumula las respuestas y presenta las resultados.
• Un taller, o parte de una reunión, puede ser útil si lleváis muchos años sin hacer ninguna evaluación. O si el objetivo, más allá de una valoración de la experiencia personal y grupal, es el de contar con propuestas más elaboradas para así diseñar y poner en marcha un nuevo modelo de Gobernanza.

 

Buen Gobierno: ¿Damos juntos los 7 pasos para retener a los miembros de tu Junta o Patronato?

¡Hablemos!

 

Y en tu organización, ¿cómo hacéis para retener los patronos y los miembros de la Junta?