Cómo pasar de una reunión de Patronato “del montón” a una reunión de Patronato «excepcional»
- “Cada vez que tengo una reunión de Patronato, sé que me espera una experiencia pesada y tediosa”
- “Mis reuniones de Patronato son caóticas e interminables”
- “Lo peor es que da la sensación de que la reunión no sirvió para nada importante”
- “Cuando acudo a una reunión mal organizada, mis niveles de energía caen y hay una cierta desmoralización ante la percepción de pérdida de tiempo”
¿Te suenan estos comentarios?…
Los miembros de los Patronatos invierten importantes cantidades de tiempo y energía en sus reuniones. La mayoría de los Patronatos de las fundaciones se reúnen al menos 4 veces al año y la duración media de dichas reuniones suele sobrepasar las 8 horas.
Unos cambios sencillos en la manera de organizar este tipo de reuniones pueden proporcionar rápidamente resultados y mejoras relevantes en el desempeño de los equipos de gobierno.
¡Da un paso adelante! Pon en marcha algunas de nuestras recomendaciones:
1. Disponer de una agenda clara es el mejor comienzo posible
La mayoría de las reuniones de patronatos pueden ser calendarizadas desde el principio del año y la agenda de los temas a tratar en cada reunión debe ser enviada con antelación suficiente a los participantes.
Dicha agenda debe ser clara y muy enfocada haciendo referencia explícita al contenido de la reunión, especialmente a en relación a los temas en los que se va a pedir la opinión y decisión de los miembros de Patronato.
La agenda debe distinguir entre los temas que serán objeto de debate y aquellos que serán tratados simplemente a título informativo.
Por otra parte, es aconsejable que los temas más relevantes de la reunión siempre vayan al inicio de la misma, así como establecer un límite máximo de tiempo para cada uno de los asuntos a tratar para que no haya uno o dos temas que acaben monopolizando toda la reunión.
2. Dejar espacio suficiente para debatir lo realmente importante
Si no hay debate sobre los temas de calado, ¿qué sentido tiene reunirnos?. En ocasiones, con la excusa de aprovechar mejor el tiempo de las reuniones, se suele cargar la agenda de demasiados temas a tratar, muchos de ellos de carácter operativo o administrativo, dejando poco espacio para la reflexión sobre temas estratégicos para la organización.
Es fundamental reservar de antemano tiempo suficiente en la agenda para el debate y el dialogo entre el patronato, sin que exista la sensación de que hay temas clave sobre los que “se pasa de puntillas”.
Debe garantizarse la oportunidad a los miembros del patronato para que puedan hacer preguntas, explorar perspectivas diferentes, debatir constructivamente, aclarar sus dudas, proponer alternativas y líneas de actuación y finalmente alcanzar una determinación conjunta.
De esta forma se sentirán involucrados y que sus contribuciones son valoradas.
3. Empezar y terminar en hora debe convertirse en hábito
El compromiso con los horarios y con una buena gestión del tiempo es esencial, por lo tanto, el respeto a la puntualidad del comienzo de la reunión es el primer mensaje que se debe dar al patronato, incentivando acudir con antelación al lugar de la reunión.
Eso evitar retraso en el inicio que luego se van acumulando en la agenda. Si el lugar de reunión no es el habitual hay que proporcionar información clara sobre el lugar del evento, indicaciones sobre cómo llegar o datos de contacto en caso de retraso.
Por otra parte, con el debido margen de flexibilidad y aplicando el sentido común, la agenda planeada está para cumplirse, y es importante dejar claro de antemano a todos los participantes que se respetarán los tiempos establecidos por encima de dinámicas que puedan surgir en la propia reunión.
Por todo ello es imprescindible asignar la responsabilidad del control y manejo del tiempo dentro de la reunión a un miembro del equipo que tenga capacidad de influencia sobre el equipo.
4. Hacer seguimiento entre reuniones es la clave del éxito
A lo largo de una reunión de Patronato surgen una variedad de temáticas que no estaban previstas en la agenda y para las que no hay tiempo suficiente para abordar como merecen. La tentación es intentar tratarlas todas en la reunión conforme se presentan, consumiendo así tiempo que inicialmente estaba previstos para otros asuntos.
Es esencial establecer un sistema de registro, seguimiento y continuación de dichos temas para que puedan ser gestionados en el período entre reuniones de Patronato.
Para ello, es muy importante que los temas relevantes que vayan surgiendo y que no estén en la agenda, queden reservados en una lista específica para su seguimiento tras la reunión, con un responsable(s) se seguimiento asignado, quizás incluso creando un grupo de trabajo específico.
En todo caso, al mantener a los miembros del Patronato informados con rapidez del seguimiento de dichos temas, favorecerá la confianza en que no es estrictamente necesario intentar solucionar todos los temas en las reuniones ya que pueden ser trabajados en otros espacios y momentos con igual eficacia.
5. Acudir a la reunión con los deberes hechos
Como miembro del Patronato hay deberes asignados que se tienen que cumplir: analizar la agenda propuesta, leer los materiales preparatorios enviados y dar seguimiento a los temas pendientes que queden bajo su responsabilidad. De cara estar preparado para participar en los debates y en la toma de decisiones es imprescindible que con suficiente antelación (al menos una semana antes) se envíen dichos materiales a los convocados para su lectura.
Los participantes esperan que todo el mundo se hayan leído los contenidos para poder tomar la decisión de manera ágil e informada. En este caso es muy recomendable preparar la agenda con información adicional: quién presentará cada punto en la reunión, qué tipo de respuesta se espera del Patronato para cada tema (análisis, decisión, …), el nombre y contacto de las personas a las que acudir si hay alguna duda o pregunta previa y que proporcione aclaraciones antes de la reunión a los miembros.
6. Cuidar la preparación de materiales para la toma de decisiones
Se puede entender como una falta de respeto entre los miembros de un Patronato si la información que se distribuye previamente a las reuniones llega tarde, carece de preparación, se presenta chapuceramente o con desorden. Asimismo, se pueden sentir un tanto manipulados si se envía con antelación escaso o ningún material para una decisión importante.
Una buena preparación de materiales de apoyo es clave para que la reunión de Patronato pueda desarrollarse de manera fluida y eficiente. En este sentido, los participantes no quieren leer de antemano contenidos que serán textualmente repetidos verbalmente de nuevo durante el Patronato, ni tampoco recibir cientos de páginas de lecturas de temas relacionados pero que no van al grano de la cuestión.
La información que se entregue debe ser fruto de un trabajo previo de análisis, resumen y reformulación. Por ejemplo, si la aprobación de una nueva partida del presupuesto o de un nuevo programa está incluida en la agenda, una presentación clara y concisa de lo que se presenta para aprobación debe ser incluida en la información previa unido a una identificación de quién presenta la propuesta y una breve justificación de la misma.
7. Hacer que la reunión suponga una experiencia agradable para todos
Una de las principales tareas de los organizadores debe ser fomentar un ambiente de respeto, confianza, comodidad y máxima participación de los asistentes. Cuando uno comprueba que los demás miembros escuchan respetuosamente sus opiniones, se siente entonces más cómodo para expresar su postura, incluso si está en desacuerdo con algo o con alguien, favoreciendo un debate más enriquecedor sobre los asuntos clave.
Para eso, es útil crear un código de conducta para Patronatos en los que, por ejemplo, se incluya el respeto de los turnos y tiempos de palabra o prohibir las críticas y ataques personales.
Asimismo, durante la reunión se debe animar a todos los miembros a participar, dirigiendo preguntas directas a los más tímidos o haciendo rondas de intervención. Provocar movimiento a lo largo de la reunión nos ayudará a la participación, por ejemplo cambiando la disposición de la sala en algunos puntos de la agenda para favorecer la interacción y un contacto más directo entre los asistentes.
Por último, los encuentros deben ser agradables a la vez que productivos, por ello no debemos olvidar incluir actividades que se salgan de las dinámicas o espacios habituales de trabajo, como pueden ser visitas a proyectos, talleres participativos, actividades de creación de equipo, “teambuilding”…
¿Te ayudamos a poner en marcha las 7 leyes de una reunión de Patronato eficiente?
acotar el tiempo de cada intervención, y limitarlo.
Evitar en la orden del dia de la reunión, apartados como, sugerencias, miscelanius; los puntos nuevos deberian de debatirse en la proxima reunión. orden nueva del dia, nueva reunión.
Gracias Albert por tu aporte.
Sí, tienes razón, acotar el tiempo de intervención puede ser una buena medida en aquellos órganos de gobierno en las que las participaciones se alargan innecesariamente.
Y aunque siempre ha de haber un punto de «Varios», es una buena idea el remitir los puntos nuevos, si son muchos, a una próxima reunión.